Ein Teamhandbuch sollte jemandem helfen, eine Aufgabe zu erledigen, und nicht nur belegen, dass es ein Dokument gibt. Beginne mit einem wiederkehrenden Ablauf und einer lesenden Person, die euer internes Vokabular noch nicht kennt.
Wähle ein harmloses Beispiel: die freigegebenen Dateien für eine Workshop-Sitzung vorbereiten. Das Ziel ist ein klar gekennzeichnetes Paket, keine Beschreibung von allem, was das Unternehmen tut.
Die Aufgabe der Seite festlegen
Schreib auf, wer die Seite nutzt, was diese Person vor dem Start braucht und welches sichtbare Ergebnis entsteht. Beschränke die Seite auf einen Ablauf, es sei denn, eng zusammenhängende Schritte müssen gemeinsam erklärt werden.
Nutze diese Struktur:
Zweck: die freigegebenen Workshop-Materialien vorbereiten. Vor dem Start: Zugriff auf den aktiven Ordner und die Sitzungskennung. Schritte: die Dateien finden, prüfen, zusammenstellen und übergeben. Abschluss: Die empfangende Person kann das richtige Paket erkennen. Verantwortlich: die Person, die Änderungen an diesem Ablauf freigibt.
Verborgenes Wissen erklären
Achte auf Begriffe, die nur erfahrene Kolleginnen und Kollegen verstehen. Nenne den tatsächlichen Speicherort oder die Entscheidungsregel, statt „nimm die übliche Datei“ zu schreiben. Wenn ein Schritt eine Berechtigung erfordert, erkläre, wer sie erteilen kann.
Verknüpfe Screenshots mit der Softwareversion und dem Prüfdatum. Ein Bild hilft, wenn es etwas zeigt, das die lesende Person wiedererkennen muss; es ersetzt aber nicht die Beschreibung des Schritts.
Aktualisierungen nachvollziehbar machen
Gib der Seite eine verantwortliche Person, einen Freigabestatus und einen Auslöser für die Überprüfung. Ein Ablauf muss möglicherweise geprüft werden, wenn sich ein Werkzeug ändert oder wenn das Unternehmen seinen Prozess ändert. Halte fest, was die neue Version ersetzt.
Wenn die Seite ungeklärte Fragen enthält, kennzeichne sie sichtbar. Lass einen Entwurf nicht freigegeben aussehen, nur damit das Handbuch ordentlich wirkt.
Eine Übung für Neue ausprobieren
Gib die Seite jemandem, der mit der Aufgabe nicht vertraut ist, und lass die Person mit unbedenklichen Beispieldateien arbeiten. Führe sie nicht durch jeden verborgenen Schritt. Notiere, wo sie zögert, eine Frage stellt oder die falsche Datei auswählt.
Nutze diese Beobachtungen, um die Anleitung zu verbessern, und wiederhole den betroffenen Teil. Ein Handbuch wird durch dieses Prüfen und Pflegen nützlich. Es muss nicht behaupten, dass das gesamte Unternehmenswissen automatisch von KI durchsucht oder aktuell gehalten wird.
Mika ist ein redaktioneller Künstlername, den das KENJTEC-Redaktionsteam in Hamburg verwendet. Dieser Artikel schlägt einen Arbeitsablauf vor; er berichtet nicht über einen abgeschlossenen Test.
